Les heures supplémentaires doivent être déclarées et rémunérées conformément à des règles précises, comme le prévoit le Code du travail, ce qui n’est pas toujours simple pour les dirigeants d’entreprise ou les responsables des ressources humaines, en particulier dans la gestion des salariés à temps partiel.
Pour décompter les heures supplémentaires de manière adéquate et savoir comment les majorer, voici quelques notions à garder en tête.
Heures supplémentaires : définition et bornes à respecter
Les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures par semaine pour un salarié à temps plein (ou 1 607 heures si votre entreprise a une organisation du temps de travail annualisée).
Il ne faut pas les confondre avec les heures complémentaires, réservées aux salariés à temps partiel. Celles-ci sont réglementées par le contrat de travail et la convention collective applicable au salarié, et leur utilisation est en principe plafonnée à un dixième de la durée prévue – parfois un tiers si un accord le permet. Dans certains secteurs, il peut également être nécessaire de compter le temps en centième, notamment pour un suivi précis du temps travaillé.
Le recours aux heures supplémentaires demeure cependant soumis à des bornes impératives. Hormis rares dérogations, il est interdit de faire travailler un salarié plus de 10 heures par jour, 48 heures sur une même semaine, et plus de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives. Si l’employeur demande un dépassement de ces limites au salarié, celui-ci peut refuser sans encourir de faute. En cas de désaccord persistant, il peut alerter les représentants du personnel/syndicaux ou saisir l’inspection du travail et/ou le conseil de prud’hommes et ainsi revendiquer une éventuelle créance salariale (demande de rappel de salaire qui se prescrit sur trois ans).
Comment déterminer le temps de travail effectif ?
Cette méthode repose sur une base : le salaire horaire de référence.
Pour un salarié dont l’horaire est de 35 heures par semaine, le salaire mensuel est généralement divisé par 151,67 heures.
Mais encore faut-il savoir quelles sommes sont comprises dans cette base. Sont retenues les sommes qui ont un lien direct avec l’exécution du travail, comme les primes de rendement, de froid ou de danger, ainsi que celles attachées au travail effectué le dimanche ou les jours fériés. Les commissions peuvent être également prises en compte, calculées le plus souvent sur une moyenne des douze derniers mois.
À l’inverse, les primes sans lien direct avec l’exécution immédiate du travail sont exclues. Il s’agit des indemnités de frais et, la plupart du temps, de la prime d’ancienneté. La prime d’assiduité constitue un cas intermédiaire car si l’administration et la jurisprudence ont récemment harmonisé leur position sur cette prime, il peut subsister des différences d’appréciation. Depuis septembre 2025, les jours de congés payés doivent être pris en compte dans le calcul alors que les jours fériés chômés ne le sont pas. En cas de contestation sur le nombre d’heures effectuées, la preuve est partagée : le salarié produit des éléments précis et l’employeur ses propres relevés.
Le calcul de la majoration et du taux horaire de référence
Pour approfondir les enjeux de gestion du temps et de la paie en entreprise, vous pouvez aussi consulter cet article sur l’impact de l’externalisation de la paie sur la gestion des ressources humaines.
Une fois le taux horaire de référence déterminé, il faut appliquer la majoration prévue par la loi ou, le cas échéant, par l’accord collectif applicable.En l’absence de stipulation plus favorable ou différente dans les limites autorisées, les huit premières heures supplémentaires (de la 36e à la 43e heure) sont, dans leur totalité, majorées de 25 %.Les suivantes sont, elles aussi, entièrement majorées de 50 %.Il est possible qu’un accord collectif fixe un autre niveau de majoration des heures supplémentaires, mais celui-ci ne peut être inférieur au minimum fixé par la loi :10 %.
Autrement dit, si une heure est rémunérée20 euros, une heure supplémentaire à25 % sera payée25 euros et une heure à50 %,30 euros.L’enjeu n’est pas tant dans le calcul à effectuer que dans la qualité du chiffre sur lequel se fonde ce calcul.En effet, si l’on s’est trompé dans les éléments constitutifs du taux horaire de référence, on risque d’être erroné sur toutes les heures majorées. Il convient donc de se référer au bulletin de paie, à la convention collective applicable et aux pratiques en matière de temps de travail avant d’effectuer cette opération.
Repos compensateur, contingent annuel et droits du salarié
Le paiement majoré n’est pas le seul mode de compensation des heures supplémentaires.
Selon les accords applicables, celles-ci peuvent donner lieu, en tout ou partie, à un repos compensateur équivalent. Il existe également un repos compensateur obligatoire lorsque le contingent annuel d’heures supplémentaires est dépassé. Ce contingent est généralement fixé à 220 heures par an, sauf disposition conventionnelle différente. À partir de ce seuil, l’employeur ne peut plus se contenter de payer les heures supplémentaires : il doit aussi ouvrir des droits à repos pour préserver la santé et la sécurité du salarié.
Pour garantir un équilibre entre travail et repos, plusieurs règles s’imposent au salarié comme à l’employeur.
Voici les principales obligations liées aux heures supplémentaires et au repos compensateur :
Le salarié bénéficie d’un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail.
Lorsque le contingent annuel d’heures supplémentaires est dépassé, le salarié a droit à un repos compensateur obligatoire en plus du paiement majoré.
Les droits à repos compensateur doivent être pris dans des délais raisonnables, généralement dans les deux mois suivant leur acquisition dès que sept heures de repos sont cumulées.
L’employeur doit informer régulièrement le salarié du nombre d’heures supplémentaires effectuées et des repos compensateurs acquis pour lui permettre de suivre ses droits.
En cas de non-respect des règles sur le repos compensateur, le salarié peut saisir les représentants du personnel ou l’inspection du travail pour faire valoir ses droits.
Ces mécanismes complètent les garanties générales en matière de santé et sécurité au travail. Il est essentiel que le salarié soit vigilant non seulement au décompte des heures supplémentaires mais aussi à la prise effective des repos compensateurs, afin d’éviter toute forme de surcharge ou de fatigue excessive. La bonne gestion de ces droits contribue à un environnement de travail équilibré et respectueux des normes légales.
Fiche de paie, exonérations et points de vigilance en cas de contrôle
Les heures supplémentaires doivent être clairement mentionnées sur la fiche de paie, avec le nombre d’heures et le taux de majoration.
Cela permet au salarié de vérifier sa rémunération et constitue une preuve en cas de contrôle. Elles ont par ailleurs un encadrement social et fiscal particulier, avec l’exonération d’impôt sur le revenu dans la limite annuelle applicable, souvent située entre 7 500 et 8 037 euros bruts selon les situations, ainsi que l’abattement des cotisations salariales jusqu’à 11,31 %.
Pour l’employeur, le sujet ne se limite pas à acquitter la dépense. Il faut aussi comptabiliser correctement le temps de travail, respecter les circuits internes, consulter ou informer les représentants du personnel lorsque nécessaire, conserver des relevés fiables. Les erreurs de calcul ou d’appréciation entraînent des rappels de salaire, des contentieux prud’homaux et des redressements URSSAF.
Le domaine est en outre mouvant sous l’influence de la jurisprudence notamment sur l’intégration des congés payés ou encore sur la définition du temps de travail effectif ce qui impose une vigilance constante.