L’organisation des événements fait partie de la vie d’une entreprise. Cependant, ils ne sont pas forcément organisés pour le même motif. En réalité, dans l’optique d’atteindre un but bien défini, il faudra organiser un événement d’entreprise approprié. La planification d’un événement d’entreprise est assez particulière et pour la réussir, plusieurs aspects sont à considérer. Retrouver dans cet article, les différentes étapes pour bien organiser les événements de votre entreprise.
Définir les objectifs de l’événement
L’organisation d’un événement doit être forcément justifiée par un objectif qui concourt au bon fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, si vos nouveaux collaborateurs n’arrivent pas à s’intégrer, votre équipe se désunit, ou la démotivation se fait ressentir chez certains membres, pensez à organiser un événement. Dans ces cas, préparez un séminaire de motivation, une activité team building ou encore, un jeu d’entreprise, est la stratégie idéale. Il existe aussi d’autres types d’événement que vous pouvez choisir en fonction de vos objectifs. Il peut s’agit d’un boot camp, d’une culture entreprise, d’une sensibilisation, d’une intégration, ou de mettre en place un comité d’entreprise.
Une agence team building, peut d’ailleurs vous aider à planifier le programme souhaité. Quel qu’en soit la raison, il faut retenir que les événements sont des armes irréfutables et le canal parfait, pour véhiculer un message, féliciter un travail d’équipe, ou influencer des comportements. Ainsi, pour mieux organiser vos événements d’entreprise, prenez un temps pour établir les objectifs de ce programme. Initier une conférence à cet effet, est un excellent moyen pour réussir cette étape. Cette conférence consistera à énumérer les objectifs et à organiser l’événement adapté pour leur atteinte.
Retenir une date convenable à l’événement
Après la définition des objectifs et du genre de programme, il faut prévoir une date convenable à tous. L’une des erreurs à éviter en ce qui concerne la date, c’est de ne jamais tenir un événement à la dernière minute. Un événement réussi par excellence, est le résultat d’une bonne organisation effectuée au préalable. Pour obtenir satisfaction pendant et après l’événement, il faut la préparation d’une mise en scène quelques mois avant le jour J.
D’abord, si vos collaborateurs et invités doivent massivement prendre part au programme, vous devez les prévenir très tôt. Cela leur permettra de mieux s’organiser afin de ne pas être confrontés à d’autres obligations le jour de l’événement. Par ailleurs, rassurez-vous de toujours fixer une date qui ne coïncide pas avec les dates d’autres événements ou célébrations. Notamment, les élections, les Jeux olympiques, la coupe du monde de football, les vacances scolaires, etc. Autrement, votre programme risque d’être vide de personnes, s’il a lieu au même moment qu’un autre événement qui suscite l’intérêt humain.
Déterminer une duré
Il faut absolument décider de quand commencera et finira l’événement, tout ayant conscience que le contrôle du programme pourrait vous échapper s’il dure trop longtemps. Vous n’avez pas besoin de prévoir 12h ou 24h pour votre séminaire d’entreprise. Fixez un temps raisonnable, qui ne soit pas de trop pour les participants. Pour ce faire, considérez chaque constituant de l’événement. Que ce soient les activités, la restauration, les instants ludiques, etc. Vous devez étudier chacun de ces paramètres.
Quant à l’espace et à la restauration, vous avez aussi l’opportunité d’économiser du temps et de l’argent. Il suffit de louer un endroit événementiel qui propose de la nourriture sur place. Vous n’aurez plus donc à louer les services d’un traiteur qui vous fera une livraison. L’essentiel dans la définition de la durée, c’est de ne pas prévoir une courte, ni longue durée pour l’événement. Si le programme se tient sur une courte durée, les participants auront l’impression qu’il y a quelque chose de manqué. En revanche, si l’événement dure trop longtemps, ils pourront rapidement s’en lasser.
Prévoir des activités au cours de l’événement
Les activités mises en place pendant les événements, sont en partie ce qui attire et amène les participants à prendre plus de plaisir. Les activités constituent en réalité le centre d’intérêt dans certains événements : c’est le cas du team building. Insérer des activités dans vos événements est la meilleure façon de stimuler l’enthousiasme de vos collaborateurs. Cependant, si les activités ne sont pas bien choisies, vous risquez de passer une mauvaise expérience. Choisissez donc des activités qui répondent au concept de l’événement. Par exemple, si l’objectif est de renforcer les relations interpersonnelles, pensez à des activités collectives ou qui proposent des défis à relever en équipe.
Trouver et réserver un espace approprié
Le lieu où se tiendra l’événement peut aussi contribuer à la réussite du programme. Pour trouver une salle qui propose un meilleur confort, il est préférable d’aller vers l’inhabituel. Évitez les espaces en béton et étouffants. Privilégiez plutôt les endroits originaux et atypiques. Optez pour un endroit adapté à l’événement dont vous rêvez. En effet, le lieu doit pouvoir vous permettre de réaliser chacune des activités prévues jusqu’au moindre détail.
Au surplus, choisissez la salle en fonction des services qu’elle propose (hébergement, restaurant, etc.), et des équipements que vous désirez mettre à disposition. Par ailleurs, c’est également un atout si votre événement se déroule en pleine nature. Cette option propose beaucoup d’avantages en matière d’activités. Les participants ont la possibilité de découvrir des animations ludiques, physiques ou créatives. En pleine nature, vous vous mettrez aussi en retrait du tumulte de la ville pour mener sereinement votre événement.
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